Op veel kantoren in Hoorn en omgeving is het op dinsdag druk en op vrijdag stil. Hybride werken is blijvend, maar de inrichting van veel kantoren gaat nog uit van iedereen vijf dagen aanwezig. De vraag is dus niet óf je iets verandert, maar welk werkplekconcept bij jouw organisatie past. We zetten de drie bekendste naast elkaar.

Vaste werkplekken: iedereen een eigen bureau

Het klassieke model kent iedereen. Elke medewerker heeft een eigen bureau, een eigen stoel en vaak een eigen ladeblok. Wie binnenkomt, weet precies waar hij zit en wie zijn buren zijn.

Voordelen

  • Duidelijkheid en rust: geen gezoek naar een vrije plek.

  • Medewerkers kunnen hun werkplek naar eigen wens instellen, wat prettig is bij specifieke ergonomische behoeften.

  • Teams zitten vanzelf bij elkaar, wat korte lijntjes oplevert.

Nadelen

  • Bij hybride werken staat een flink deel van de bureaus regelmatig leeg. Die vierkante meters kosten wel huur, energie en schoonmaak.

  • Het kantoor nodigt weinig uit tot ontmoeting buiten het eigen team.

  • Er is vaak te weinig ruimte voor overleg of geconcentreerd werk, omdat alles in bureaus is gaan zitten.

Voor wie?

Vaste plekken passen bij organisaties waar de meeste mensen het grootste deel van de week op locatie werken. Denk aan een administratiekantoor in Blokker met een vaste bezetting, een praktijk waar medewerkers met vertrouwelijke dossiers werken of een productiebedrijf in de regio waar het kantoorpersoneel dicht bij de werkvloer moet zitten.

Flexwerken: minder bureaus dan mensen

Bij flexwerken heeft niemand een vaste plek. Je pakt een vrij bureau, en aan het eind van de dag laat je het leeg achter. Meestal zijn er minder werkplekken dan medewerkers, omdat nooit iedereen tegelijk aanwezig is.

Voordelen

  • Efficiënter gebruik van de ruimte, wat kan helpen als je wilt groeien zonder te verhuizen.

  • Medewerkers komen vaker naast collega's uit andere afdelingen te zitten.

  • Het kantoor ziet er opgeruimd uit, omdat er geen persoonlijke spullen blijven liggen.

Nadelen

  • Op drukke dagen kan het krap worden, zeker als iedereen op dezelfde dag komt.

  • Niet iedereen voelt zich thuis zonder eigen plek. Sommige medewerkers gaan elke dag toch naar "hun" bureau, waardoor het concept ongemerkt terugvalt in vaste plekken.

  • Flexwerken zonder goede spelregels, lockers en een reserveringssysteem leidt snel tot ergernis.

Voor wie?

Flexwerken past bij organisaties met een wisselende bezetting en medewerkers die vaak onderweg zijn. Denk aan adviesbureaus, makelaars of installateurs met een kantoorploeg die regelmatig bij klanten op locatie zit, of medewerkers die een deel van de week in Amsterdam werken en met de trein vanaf station Hoorn reizen.

Activity based working: de plek past bij de taak

Activity based working, ook wel activiteitgericht werken, gaat een stap verder dan flexwerken. Het kantoor is ingedeeld in zones voor verschillende soorten werk: stille ruimtes voor concentratie, overlegplekken, belcellen, open werkplekken en een plek om elkaar informeel te ontmoeten. Je kiest gedurende de dag de plek die past bij wat je op dat moment doet.

Voordelen

  • Het kantoor wordt een plek waar je naartoe gaat voor iets wat thuis lastig is, zoals samenwerken, brainstormen of ongestoord doorwerken.

  • Minder last van geluid, omdat bellen en overleggen niet aan de bureaus gebeuren.

  • Het concept sluit goed aan bij hybride werken: thuis doe je het routinewerk, op kantoor de samenwerking.

Nadelen

  • Het vraagt een andere manier van werken en dus begeleiding. Zonder uitleg blijven mensen op dezelfde plek zitten.

  • Een goede zonering vraagt een grondige analyse en meer investering in inrichting en akoestiek.

  • Voor kleine teams kan het overdreven zijn: met acht mensen heb je geen vijf soorten zones nodig.

Voor wie?

Activity based working past bij middelgrote en grotere organisaties met veel kenniswerk en een gevarieerd takenpakket. Denk aan een gemeentelijke organisatie, een zorgaanbieder met een groot ondersteunend kantoor of een kennisintensief bedrijf, zoals de veredelingsbedrijven die in West-Friesland gevestigd zijn, waar onderzoekers, commerciële mensen en ondersteuning onder één dak werken.

De drie concepten naast elkaar

Zet je de opties op een rij, dan zie je dat het vooral draait om twee vragen: hoeveel mensen zijn er tegelijk aanwezig, en hoe divers is het werk dat ze op kantoor doen?

  • Hoge, stabiele bezetting en vooral individueel werk: vaste werkplekken.

  • Wisselende bezetting, vergelijkbaar werk: flexwerken.

  • Wisselende bezetting, veel afwisseling tussen samenwerken en concentratie: activity based working.

In de praktijk kiezen organisaties ook vaak voor een mengvorm. Een financiële afdeling houdt vaste plekken, terwijl de rest van het kantoor flexibel wordt ingericht. Wie wil weten hoe een kantoor op de eigen werkwijze en cultuur wordt afgestemd, kan zich verdiepen in hoe interieurspecialisten werkplekconcepten ontwikkelen: meestal begint dat met een analyse van hoe mensen nu werken, niet met een plattegrond.

Die analyse hoeft niet ingewikkeld te zijn. Tel een paar weken lang hoeveel bureaus bezet zijn, kijk hoe vaak vergaderruimtes vol zitten en vraag medewerkers waarvoor ze naar kantoor komen. Een korte enquête of een paar gesprekken per afdeling geeft vaak al een duidelijk beeld.

Begin bij hoe jouw team echt werkt

Geen enkel werkplekconcept is beter dan het andere; het gaat om wat bij jouw mensen past. Een kantoor dat aansluit bij hun dagelijkse werk, wordt vanzelf gebruikt. Betrek medewerkers daarom vroeg bij de keuze, test eventueel eerst op één verdieping of afdeling en stel na een paar maanden bij. Zo groeit het kantoor mee met de manier waarop jouw organisatie in West-Friesland hybride werkt.